WSP Privacyverklaring voor Sollicitanten
Laatst gewijzigd: januari 2024
Inleiding
WSP Global Inc. en haar dochterondernemingen (hierna te noemen “WSP”) zetten zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. De onderstaande Privacyverklaring is van toepassing op personen die bij ons solliciteren (naar een vast of tijdelijk dienstverband of een stage). Hierin is bepaald hoe wij uw persoonsgegevens in het sollicitatieproces verzamelen en gebruiken en welke wettelijke rechten u hebt in verband met uw persoonsgegevens.
WSP is een internationaal bedrijf dat professionele en technische diensten verleent, met haar hoofdkantoor in Canada en vestigingen op meerdere locaties op vijf continenten. Meer informatie kunt u vinden op onze website. Onze wereldwijde WSP Privacyverklaring is hier te vinden: WSP Privacy Notice en wij raden u aan om deze te lezen om een beter algemeen begrip te krijgen van de wijze waarop WSP persoonsgegevens verwerkt.
De WSP-entiteit die wettelijk verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens is gewoonlijk de vestiging in het land waar u solliciteert. Mocht u vragen of opmerkingen hebben over deze Privacyverklaring, ga dan naar het onderdeel “Hoe kunt u contact met ons opnemen?” onderaan deze Privacyverklaring.
De in deze Privacyverklaring gebruikte term “persoonsgegevens” is afkomstig uit gegevensbeschermingswetgeving en betekent in ruime zin alle gegevens waarmee natuurlijke personen kunnen worden geïdentificeerd.
1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
In het kader van uw sollicitatie om voor WSP te gaan werken kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- gegevens uit uw cv, sollicitatiebrief en cijferlijst;
- gegevens die u verstrekt op uw sollicitatieformulier, waaronder naam, adres, telefoonnummer en privé e-mailadres, onderwijsniveau, hoger onderwijsinstellingen, talenkennis, etc., evenals uw salaris voorafgaand aan uw sollicitatie bij WSP (dat optioneel kan worden verstrekt);
- beroepscertificaten of vergunningen waarover u beschikt en eventuele andere professionele kwalificaties of certificaten;
- informatie over of u gerechtigd bent om te werken in het land waar u gesolliciteerd hebt, waaronder eventuele visa/werkvergunningen waarover u beschikt;
- uw resultaten/antwoorden uit persoonlijkheidstests/andere online assessments die tijdens het sollicitatieproces met WSP zijn doorlopen;
- uw gewenste salaris en voorkeuren voor tewerkstelling en verhuizing; en
- gegevens die u aan ons verstrekt hebt tijdens een gesprek.
Afhankelijk van het land waar u solliciteert en of dit ons wettelijk toegestaan is kunnen wij u ook vragen naar de onderstaande persoonsgegevens, ten behoeve van het monitoren van diversiteit en gelijke kansen binnen het personeelsbestand van WSP. Dit gebeurt echter op vrijwillige basis, dus u hoeft ons de onderstaande gegevens niet te verstrekken als u dit liever niet wilt:
- geboortedatum;
- nationaliteit;
- geslacht;
- seksuele oriëntatie;
- religie;
- inheemse identiteit;
- of u een vluchtelingenstatus hebt;
- ras/etnische afkomst;
- status van militair/veteraan; en
- beperking (inclusief de informatie of er redelijke aanpassingen benodigd zijn voor gesprekken/assessments).
Naast de informatie die u rechtstreeks aan ons verstrekt kunnen wij eventueel ook informatie over u vinden uit andere bronnen. Bijvoorbeeld:
- wervingsbureaus (uw cv en andere gegevens kunnen met ons gedeeld worden door ons aangewezen wervingsbureau in het land waar u solliciteert. Voor meer informatie over de wijze waarop het bureau omgaat met uw persoonsgegevens kunt u het bureau rechtstreeks verzoeken om inzage in hun privacyverklaring);
- uw referenties;
- de door u genoemde hoger onderwijsinstellingen en beroepsorganisaties (om uw academische en professionele kwalificaties/certificaten te controleren);
- dienstverleners die namens ons aanvullende achtergrondcontroles uitvoeren indien de wet ons dit toestaat, waaronder controles op een strafblad of kredietcontroles; en
- informatie over uzelf die door u openbaar beschikbaar is gemaakt op carrièresites, zoals LinkedIn.
Wij zullen alle persoonsgegevens over u die wij ontvangen behandelen in overeenstemming met deze Privacyverklaring.
2. Op welke rechtsgrond gebruiken wij uw persoonsgegevens?
De belangrijkste juridische redenen waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen zijn omdat dit noodzakelijk is:
- om uw geschiktheid te beoordelen voor de rol waarnaar u solliciteert, met het oogmerk om een arbeidsovereenkomst met u aan te gaan mocht u slagen in uw sollicitatie;
- om te voldoen aan onze verplichtingen uit hoofde van wet- en regelgeving (bijvoorbeeld door een administratie bij te houden van onze aanwervingspraktijken en voor andere fiscale, audit- of arbeidsrechtelijke doeleinden); of
- vanwege gerechtvaardigde belangen van WSP als onderneming (zo is het essentieel om persoonsgegevens te gebruiken om voor bepaalde rollen kandidaten te werven, zodat wij ons bedrijf effectief kunnen uitoefenen en de veiligheid van onze systemen kunnen beheren), echter uitsluitend voor zover die belangen niet moeten wijken voor de noodzaak om uw privacy te beschermen.
Bovendien zullen wij, in geval wij persoonsgegevens van u verzamelen die op grond van gegevensbeschermingswetgeving als gevoelig zijn aangemerkt, die gegevens gebruiken om onze wettelijke verplichting als potentiële werkgever te vervullen (o.a. om een eerlijke sollicitatieprocedure te garanderen).
Als alternatief kunnen wij, wanneer de wet ons daartoe verplicht in het land waar u solliciteert, om uw uitdrukkelijke toestemming verzoeken voordat wij persoonsgegevens en/of gevoelige gegevens verwerken die benodigd zijn voor het sollicitatieproces.
Wij maken u erop attent dat u uw gegeven toestemming op elk moment weer kunt intrekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van WSP’s eerdere gebruik van die gegevens. Het intrekken van toestemming kan in sommige situaties echter van invloed zijn op onze mogelijkheid om u aan te werven, bijvoorbeeld als WSP hierdoor bepaalde wettelijk toegestane achtergrondcontroles naar u niet kan uitvoeren.
3. Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij zullen uw persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:
- om uw geschiktheid voor een dienstverband bij ons en in een eventueel vervolg van gesprekken/assessment te beoordelen en om ons te helpen bij ons besluit om u al dan niet een aanbod voor een dienstverband te doen; kopieën van de informatie die u verstrekt en eventuele andere correspondentie zullen worden bewaard om de voortgang van uw sollicitatie bij te houden en ter vastlegging van onze procedures voor indienstneming en eerlijke toegang (voor meer informatie zie hieronder in “Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?”);
- om de veiligheid van onze bedrijfsterreinen en systemen (waaronder onze online portals) te beheren;
- om de rechten van WSP te beschermen en te voldoen aan vereisten van wet- en regelgeving waaraan WSP gebonden is (waaronder informatieverstrekking uit hoofde van een rechtsvordering of een ander onderzoek naar ethische normen of naleving);
-
- om uw vaardigheden en ervaring voor geschikte vacatures te beoordelen indien u hebt aangegeven hierover in de toekomst geïnformeerd te willen worden; en
- om de diversiteit en gelijke kansen binnen WSP te monitoren voor zover dit ons wettelijk is toegestaan, door het analyseren van eventuele aanvullende informatie die u ons vrijwillig verstrekt (zie hierboven onder “Welke persoonsgegevens verzamelen wij?”). Wij gebruiken deze gegevens niet in verband met arbeidsgerelateerde besluiten en deze gegevens worden uitsluitend in geaggregeerde vorm gebruikt (dit betekent dat de gegevens worden samengevoegd met soortgelijke categorieën gegevens van anderen, uitsluitend om statistische gegevens te verkrijgen, en niemand persoonlijk kunnen identificeren).
Wij kunnen gebruik maken van e-mail of telefoon om contact met u op te nemen om uw sollicitatie te bepreken. In sommige landen zullen wij, als uw sollicitatie succesvol is, contact opnemen met uw referenten om referenties over u te verkrijgen.
Wij maken u erop attent dat als uw sollicitatie succesvol is en u een vaste of tijdelijke functie aangeboden krijgt bij WSP, u eventueel bepaalde achtergrondcontroles zult moeten ondergaan voordat wij uw dienstverband bij ons kunnen formaliseren. Afhankelijk van de rol waarnaar u solliciteert en de wet van het land waarin u solliciteert, kan dit een controle omvatten van uw opleidings-/beroepskwalificaties, arbeidsverleden, kredietverleden, strafblad en medische geschiedenis. Wij zullen u echter alleen vragen om relevante en wettelijk toegestane achtergrondcontroles te ondergaan in de laatste fase van het sollicitatieproces en op dat moment zult u:
- meer informatie ontvangen over hoe uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt in het proces van achtergrondcontrole, evenals over uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens;
- worden verzocht om uw uitdrukkelijke toestemming te geven aan WSP voor het uitvoeren van die achtergrondcontroles.
4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Wij kunnen uw persoonsgegevens indien nodig delen met werving- en selectiebureaus en andere dienstverleners die namens ons handelen, en die deze gegevens uitsluitend zullen gebruiken om die dienst te verlenen. Zo kunnen wij derden-organisaties gebruiken om bijvoorbeeld:
- achtergrondcontroles uit te voeren namens WSP; of
- ons te helpen met persoonlijkheidstests/andere online assessments die eventueel vereist zijn tijdens het sollicitatieproces voor bepaalde functies.
Wij zullen ervoor zorgen dat elke derde-dienstverlener die wij gebruiken zich contractueel verbindt tot het waarborgen van een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid ter bescherming van uw persoonsgegevens. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen met een koper of potentiële koper van ons bedrijf, maar uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is en op voorwaarde van passende geheimhoudingsverplichtingen.
Het is ook mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten delen met andere entiteiten binnen de WSP-groep, bijvoorbeeld als u in uw rol moet samenwerken met personen in onze andere vestigingen. In bepaalde omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens extern moeten delen voor doeleinden van wet- of regelgeving, bijvoorbeeld als een rechtbank, de politie, of een andere handhavende of regelgevende instantie ons daarom heeft verzocht.
5. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven naar het buitenland?
Wanneer u solliciteert bij WSP zullen uw persoonsgegevens worden verwerkt:
- door de betreffende entiteit van WSP in het land waar u woont en waar u solliciteert; of
- in een land waarin WSP haar processen voor het beheer van sollicitaties heeft gecentraliseerd.
Vanwege de wereldwijde aard van de bedrijfsactiviteiten van WSP kan het noodzakelijk zijn om uw persoonsgegevens naar een ander land te verzenden, hetzij naar een andere WSP-entiteit, hetzij naar een externe dienstverlener. U kunt een lijst van de landen waarin wij actief zijn vinden op onze website. Sommige van deze landen hebben mogelijk een ander niveau van gegevensbescherming dan het land waarin u woont. Wij hebben echter contractuele of andere passende waarborgen getroffen om te verzekeren dat uw persoonsgegevens wereldwijd volgens dezelfde normen beschermd zijn.
6. Hoe houden wij uw persoonsgegevens veilig?
Wij zetten ons ervoor in om te garanderen dat alle persoonsgegevens die wij over u hebben veilig worden bewaard volgens onze beleidsregels en procedures. Deze omvatten passende organisatorische en technologische beveiligingsmaatregelen, zoals toegangscontrole, regelmatige penetratietesten van onze systemen en een zorgvuldige selectie van personeelsleden en derden-dienstverleners.
7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Als u solliciteert naar een functie bij WSP zullen wij uw persoonsgegevens bewaren volgens de toepasselijke vereisten van wet- en regelgeving (minimaal 12 maanden na afloop van de sollicitatieprocedure). Bij bepaalde sollicitaties kunt u echter de keuze hebben om ons toe te staan uw gegevens langer dan 24 maanden te bewaren, zodat wij u kunnen informeren als er passende functies beschikbaar komen in de toekomst. In die gevallen zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd volgens de keuze die u maakt in ons sollicitatieportal, tenzij wij bepaalde details over u moeten blijven behouden voor doeleinden van wet- of regelgeving.
8. Welke rechten hebt u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
Afhankelijk van het land waarin u woont en/of waar u solliciteert kunt u het recht hebben om WSP te verzoeken om:
- u een kopie van uw persoonsgegevens te verstrekken;
- onjuistheden in uw persoonsgegevens te corrigeren door uw online sollicitatie te wijzigen voor zover u dit kunt doen, of door ons op te dragen om de noodzakelijke wijzigingen aan te brengen;
- uw toestemming voor het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van uw persoonsgegevens wijzigen of intrekken, wanneer WSP hiervoor uw toestemming heeft verkregen (houd alstublieft rekening met de invloed die dit op uw sollicitatie bij ons kan hebben, zoals toegelicht in “Op welke rechtsgrond gebruiken wij uw persoonsgegevens?”);
- uw persoonsgegevens uit onze systemen te verwijderen, tenzij WSP een rechtmatige rechtvaardiging heeft om deze te bewaren (zoals toegelicht in “Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?”);
- het gebruik van uw persoonsgegevens te pauzeren totdat:
- WSP onjuistheden in uw persoonsgegevens die u aan ons gemeld hebt heeft gecontroleerd; of
- wij oordelen dat de gerechtvaardigde belangen van WSP bij het verwerken van uw persoonsgegevens zwaarder wegen dan uw belang bij het niet verwerken van de gegevens;
- uw persoonsgegevens aan u of een andere organisatie door te geven in een gangbare elektronische vorm (het zogenoemde recht op dataportabiliteit); en
- niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde verwerking (waarbij wij u erop willen wijzen dat WSP op dit moment geen geautomatiseerde verwerking zonder menselijke tussenkomst uitvoert; in het kader van het sollicitatieproces is bijvoorbeeld de score van bepaalde online taken geautomatiseerd. Deze score wordt echter uitsluitend gebruikt binnen het bredere proces van indienstneming; er worden geen besluiten genomen op basis van de score alleen).
Daarnaast kun u ook bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer wij deze gebruiken voor onze gerechtvaardigde belangen. Dit recht kan echter beperkt zijn wanneer wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om uw persoonsgegevens te blijven verwerken, die zwaarder wegen dan uw privacyrechten.
U kunt contact met ons opnemen (zie voor onze contactgegevens hieronder) als u informatie wenst te ontvangen over een van deze rechten. In sommige landen kunt u uw profiel/persoonsgegevens ook wijzigen via onze online sollicitatieportals.
9. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Wij hopen dat deze Privacyverklaring heeft geholpen bij het beschrijven van de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens en uw rechten die u hierop kunt uitoefenen.
Mocht u vragen, opmerkingen of klachten hebben met betrekking tot de gegevens die wij over u bewaren, neemt u dan contact met ons op door te mailen naar privacy@wsp.com.
10. Klachten
U hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toepasselijke autoriteit voor gegevensbescherming (“AP”). Wij stellen het echter op prijs om eerst kennis te kunnen nemen van uw klacht voordat u contact opneemt met een AP.
Voor meer informatie, zie artikel 12 van onze wereldwijde WSP Privacy Notice WSP Privacy Notice | WSP.
11. Wijzigingen van deze Privacyverklaring
Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op de datum bovenaan deze pagina. Wij kunnen van tijd tot tijd wijzigingen aanbrengen in deze Privacyverklaring door deze pagina te updaten.
